Hora ou outra nós deparamos com a seguinte pergunta: Por que os padrões são importantes?
Não é de hoje que seguimos padrões para nos organizar e nos culturizar. Seguimos padrões familiares, padrões religiosos, padrões políticos, padrões impostos pela sociedade e padrões nas empresas e assim vai.

Os padrões servem basicamente para entendermos as pessoas que estão a nossa volta e criar uma atmosfera de comunicação mais amigável. Padrões servem para tentar deixar uma comunidade organizada evitando assim que cada um fale uma língua ou faça o que bem entender na hora que bem quiser. Calma… não estou falando em sermos robotizados e sim estou comentando no sentido de organização e padronização.

Porque não seguir padrões em projetos?

Seguir padrões em projetos só agregará pontos positivos, uma vez que que os padrões auxiliam no plano de comunicação entre todas as áreas.

Ainda existem outros benefícios, entre eles:

Ajuda todas as áreas a falar a mesma língua
Faz com que todos entendam como funciona um projeto
Ajuda a minimizar erros nos projetos e na comunicação

O item: Faz com que todos entendam como funciona um projeto é o que mais me chama a atenção, visto que muitas pessoas ainda acham que o termo de abertura é o cronograma e não uma definição resumida do que é o projeto e quem são os responsáveis por ele.

No projeto temos basicamente: termo de abertura, cronograma, orçamento, especificação de projeto, acompanhamento, termo de encerramento, e nem todas as pessoas que não estão envolvidas diretamente no projeto sabem disso. Ninguém é obrigado a saber detalhadamente de cada área, mas saber o que cada área representa e qual sua responsabilidade é mais que obrigação. Por exemplo: equipe de projetos não cria somente procedimentos como muitas pessoas pensam. Esta área é responsável também pela manutenção dos procedimentos já criados, pelos relatórios gerenciais, pela integração da equipe, dentre outras responsabilidades.

Ao criar padrões, os erros nos projetos sofrem uma desaceleração significativa, será possível identificar onde há a falha na comunicação e identificar quais pontos devem ser melhorados.

Não sabe por onde começar? Tenho uma dica simples. Sente com um representante de cada área e entenda como ele trabalha. Se preciso faça uma análise do tipo DELPHI. Após a entrevista escreva o que entendeu e crie os padrões para cada área. Peça para cada departamento revisar o que você escreveu. Isso ajuda a criar uma interação com as demais áreas e deixar os padrões mais próximos do ideal.

Padronização é burocrático e chata, porém necessária. Padrões devem ser cumpridos ao máximo,  e as pessoas não devem passar por cima dele. Se ele existe é por algum motivo certo?

Resumindo: por mais chato que seja criar padrões eles se fazem necessário para saber onde a comunicação é falha e para reduzir os erros nos projetos. Pense em como fazer a diferença tanto para sua equipe quanto para os projetos que estão por vir.

Ah… uma boa notícia para os gerentes de plantão. Em breve a ISO lançará um padrão para o gerenciamento de projetos. Isso será de grande utilidade para nos ajudar a entender sobre padrões.

Até a próxima.

Patty