Bom, queria muito fazer as lições aprendidas da maneira correta, mas como não dá uso o meu espaço (blog) para escrever os acontecimentos do final do mês.

Menos de 15 dias atrás me atribuíram um projeto que aparentemente era fácil, mas não era tão fácil assim. Vamos ao fatos:

• O projeto “Rosa” já havia gerado estresse com o cliente no passado. Logo eu não teria que manter a calma de todos, principalmente do cliente.
• O prazo era muito curto que só consegui gerenciar graças ao meu expertise de pegar projetos críticos (aqui eu me elogio com louvor) e o resultado ser bem satisfatório.
• Teria que gerenciar uma equipe a distância. Não tinha tempo para me reunir com eles. (vou abrir um parênteses).

Nota: Aqui coloquei em prática TUDO que aprendi no meu curso extensivo e cansativo de uma semana e mais o que aprendi com o Scrum (sou CSM, com louvor também). Pena que não posso aplicar isso no meu dia-a-dia. A experiência é fantástica, e o resultado não consigo explicar aqui.

• Teria que fazer tudo no escuro com a equipe, pois sabia pouco do ambiente da empresa (sinto falta de um treinamento, mas…) e tive que aprender sozinha todos os macetes para passar para a equipe.

Nota 2: a equipe estava dividida assim: 1 componente está em Fortaleza e o outro em algum canto de São Paulo e eu Guarulhos.

Com os fatos deu para imaginar o cenário que eu trabalhei sem interrupções na madrugada de sexta-feira até a madrugada de quarta-feira.

Pelos meus cálculos nesses dias eu dormi umas 8 horas foi muito.

Mas digo que valeu a pena. Ver o cliente tranquilo com a entrega do projeto me deu um pouco mais de ânimo.

E o que aprendi de lição no projeto “Rosa”

• Quando se tem uma equipe competente e dedicada em fazer acontece por mais crítica que seja a situação tudo dá certo no final;
• Saber trabalhar sobre pressão é para poucos. E eu digo com certeza que sei trabalhar sobre pressão e em curto prazo;
• Mantenha todos informados. Comunicação é tudo;
• Prevenção de erros é um sinal que você olhou e testou. Alerte os envolvidos e proponha uma medida paleativa;
• Mantenha a calma. GP é o centro de tudo. Se você ficar nervoso o seu time ficará e o trabalho não sairá;
• Faça a regra dos 5 minutos quando achar que está tudo perdido;
• Agradeça sempre. Isso faz um bem para o time. Eu fiz isso com os programadores do projeto e eles me disseram: “Trabalhar com você é bom. No final saí com uma sensação boa apesar do que sofremos”. Essa resposta consegui após o seguinte email.

Meninos,

Dizer muito obrigada é pouco para uma equipe que correu contra o tempo, suou e se dedicou para um projeto que ao meu ver começou errado mas com a competência de cada um terminou certo.

Achar pessoas competentes e disciplinadas assim no mercado é raro e, agradeço de coração por vocês estarem comigo na sexta, sábado, domingo, segunda e terça-feira trabalhando em EQUIPE para entregarmos o projeto.

Sei que não foi fácil para ninguém, mas quero que saibam que farei o possível para passar projetos como este (com mais tempo) para esta equipe que me deu muito orgulho. Afinal vocês mostraram excelência, comprometimento e capacidade para trabalhar no caos e comigo.

Peço desculpas pelas minhas falhas cometidas.

Um grande abraço,

Patty.

• Separe o que é necessário e o que pode esperar por um release. Não faça tudo de uma vez . A probabilidade de dar erro é muito grande.

Considerações finais:

Eu as vezes me pergunto porque tudo crítico é passado para mim. Analisando os fatos acho que fazem isso porque sabem que eu resolvo, eu aprendo tudo muito rápido e mantenho todos informados de tudo que eu faço e tudo que deu ou pode dar errado. As palavras escolhidas são: segurança, comprometimento, coragem, astúcia e disciplinada.

Até a próxima,

Patty

Antes de iniciar o post, vou fazer uma breve introdução do assunto.

Creio que assim fica mais fácil.

Introdução

Sexta, sábado, domingo e segunda-feira à noite (e certamente a terça-feira). Enquanto algumas pessoas planejam o feriado, outras estão com amigos e outras dormem, eu estou trabalhando em um projeto que já começou errado e certamente não acabará certo (estou sendo realista).

Até agora não entendo o motivo do medo que certos profissionais têm em passar os dados básicos do projeto antes mesmo de fechar contrato. Com esse medo ou insegurança, nós profissionais de projetos não conseguimos planejar de uma forma correta o projeto bem como precaver erros e passar a informação de uma forma correta para a equipe envolvida.

E foi isso que aconteceu. Usamos a famosa teoria de sair fazendo o projeto para agradar o cliente e não envolvemos – de novo – as pessoas que fazem parte do projeto e não planejamos as prioridades.

O fluxo (definido por Deus só pode) que temos hoje é recebermos o start do projeto nos 45 minutos do segundo tempo, algumas vezes temos tempo de entender realmente a mecânica e apontar as dúvidas para depois iniciar o desenvolvimento do projeto, caso contrário pulamos as etapas principais e vamos direto para o “sair desenvolvendo”.

Documento de escopo, requisitos do projeto, envolvimento da equipe do projeto isso acontece no meio do processo. Na minha cabeça isso não é importante- para que envolver as pessoas? Para que documentar o acordado com o cliente? (Irônica)

Agora vamos ao Post

Salvo a área de engenharia, projetos é uma área nova em diversos setores. E como tudo que é novo é difícil de ser compreendido, projetos nas organizações é uma área que ainda caminha (e como caminha).

Poucos sabem o que projetos traz de benefício para a empresa e o quanto todos tem a ganhar com: organização, espírito de trabalho em equipe, inovação e foco em resultados.

Costumo dizer sempre que projeto não se faz sozinho. Dependemos de pessoas para que TUDO DÊ CERTO. Sem pessoas erramos, não temos ideias, não achamos soluções e não temos envolvimento com o time.

Mas para tudo dar certo, necessitamos de comunicação. Sem ela não temos o direcionamento para conduzir um trabalho, não é possível entender o projeto e com isso a equipe ficará perdida na execução do projeto.

Começar um projeto errado, não espere que ele termine bem! Talvez aos olhos do cliente sim, mas para quem ficou nos bastidores a sensação não é essa.

Algumas dicas para não começar o projeto já atraso e errado.

1. Sente uns 15 minutos com o GP do projeto e explique a importância do projeto;
2. Escute-o, as ideias de um profissional que vara a noite com a equipe é de suma importância
3. Priorize o que é importante. Quando tudo é importante, logo nada é tão importante assim.
4. Estabeleça metas.
5. Permita-se preencher os documentos básicos do projeto.
6. Entenda a real necessidade da sua equipe. Não coloque prazos e estabeleça metas que ninguém poderá cumprir
7. Gerencie os riscos
8. Questione a equipe para tentar minimizar erros
9. Equipes devem conversar. Não tenha medo de passar para a equipe um projeto que nem foi fechado o contrato. Se é certo que vão fazer já deixe a equipe avisada. Não deixe para a última hora, isso acaba com os nervos.

Nota: para o item 9, na empresa onde construí o PMO criamos um sistema de Pipeline (achei recentemente a ferramenta que utilizava). Isso nos ajudava muito a ver o que tínhamos ainda a desenvolver.

Essas dicas parecem ser simples, mas quando aplicadas no dia-a-dia fazem grande diferença no trabalho.

Como reflexão deixo: Queremos estressar a equipe com projetos errados ou motivá-las com projetos certos?

Pense nisso!

Patty

No começo desta semana comecei um curso bem interessante sobre gerenciamento de projetos e, em umas das pausas o instrutor contou uma parábola que achei bem interessante.
“A galinha chamou o porco para um negócio que era o seguinte:
A galinha disponibilizaria os ovos e o porco deveria vender o bancon.
Nisso, o porco disse que não aceitaria o negócio uma vez que a galinha só iria se comprometer em botar ovos e o porco deveria se envolver uma vez que ele teria que tirar a pele para vender o bacon…”

Essa história é bem adaptável a vida real, não é verdade?

Em toda equipe temos pessoas altamente comprometidas (aquelas que só fazem o seu trabalho e que não dão a cara a tapa) e pessoas altamente envolvidas (que fazem de tudo para dar certo e que dão a cara a tapa).

As “galinhas” não atrapalham a equipe, mas também não trazem nada de novo não entendem por completo a gravidade de um problema. Já os “porcos” tem uma visão mais ampla do projeto, eles sabem identificar problema, e estão sempre com a equipe (no sofrimento e na alegria).

Ser um “porco” não é fácil, você cansa, se frusta e pode até se desmotivar já que o envolvimento com o projeto e a equipe é muito grande. O porco está no projeto para resolver para compreender e fazer acontecer.

E você é a galinha ou o porco?

Até mais,

Patty